受注管理システム
これまでFAXや電話で行われていた取引先からの注文受付を、WEB上で完結させる「BtoB受注管理システム」を構築しました。注文情報のデータ化と一元管理により、受注から出荷指示までのリードタイム短縮と、事務作業の工数削減を実現したプロジェクトです。
Detail
依頼背景や課題
- 1. アナログな受注体制
取引先ごとに異なるFAXフォーマットや電話での応対が中心で、繁忙期には複数名の担当者が専任で対応せざるを得ない状況でした。
- 2. 手入力による転記ミス
受け付けた内容を既存の基幹システムへ手動で再入力しており、入力ミスや突合確認に多大な時間を要していました。
- 3. 拠点ごとのデータ分断
拠点や支店ごとに商品管理や顧客管理が最適化されておらず、全社的な在庫や受注状況の把握が困難でした。
- 4. ペーパーレス化の遅れ
大量の紙伝票の保管・管理が業務負担となっていました。
システムの機能
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取引先向けポータル
商品検索から注文、履歴確認、リピート注文までを直感的に操作できるWEBインターフェース。
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消耗品交換アラート
購入履歴に基づき、適切な時期に交換用商品の注文を促す自動通知機能。
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マスタ一括管理
拠点ごとに異なっていた商品コードや顧客情報を統合し、全社共通マスタとして運用。
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基幹システム連携
既存の基幹システム（販売管理・在庫管理）との間で、CSVやAPIを用いた日次データ連携機能を実装。
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注文カスタマイズ
取引先ごとに表示する商品カテゴリや価格を最適化するテンプレート機能。
制作プロセス
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要件定義・BPR
現行の業務フローを可視化し、システム化に合わせて「どの作業を自動化し、どのフローを残すか」の業務改善（BPR）から着手。
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プロトタイプ開発
主要な操作画面のデモ版を早期に作成し、実際の現場担当者のフィードバックを反映。
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連携テスト
既存システムとのデータ不整合を防ぐため、入念なデータクレンジングとインポートテストを実施。
プロジェクト体制
プロジェクトマネージャー
1 名
リードエンジニア
1 名
UI／UX エンジニア
1 名
開発体制：3名
使用技術（技術スタック）
形態
クラウド型WEBアプリケーション
外部連携
- 既存基幹システムとのバッチ連携・データ連携
セキュリティ
- 堅牢なクラウドインフラ、SSL通信、アクセス制限等による強固なセキュリティ対策
導入結果
Result 1
受注業務のデジタル化と効率化
アナログな受注体制をWEBへ移行し、基幹システムとの自動連携を実現したことで、入力ミスを排除し事務工数とリードタイムを大幅に削減しました。
Result 2
拠点間フローの統一と可視化
バラバラだった拠点ごとの商品・顧客マスタを統合し、全社で統一された業務フローを確立したことで、リアルタイムな在庫や受注状況の把握が可能になりました。
Result 3
顧客利便性と付加価値の向上
取引先専用ポータルでの直感的な操作に加え、購入履歴に基づいた消耗品交換アラート機能を実装することで、顧客満足度の向上とリピート注文の促進を実現しました。
Result 4
基盤強化と環境負荷の低減
ペーパーレス化による管理コストの削減と、持続可能で安全な運用体制を構築しました。