社内コミュニケーションツールとして、バーチャルオフィスを試してみました［MetaLife］

こんにちは。システム開発事業部のタナカです。

弊社の社内コミュニケーションツールとして、バーチャルオフィス「MetaLife」の利用を試してみたのでご紹介します。

MetaLife とは

MetaLife は、学研ホールディングスグループの株式会社ベンドさんが提供されているサービスで、オフィスやイベントスペース、教室として利用できるオンラインのコミュニケーションツールです。
WebサイトやYouTube広告には、サッカー元日本代表の本田圭佑さんが起用されているので、ご存知の方も多いのではないでしょうか。

他にも OVICE や Gather などのサービスも検討しましたが、MetaLife は無料でも25名まで使うことができるため、期間を気にせずゆっくりと検証することができる MetaLife から始めることにしました。

導入のきっかけ

コロナ禍以降、弊社社員のほとんどが自宅でのリモートワークとなっていますが、昨年5月に新型コロナウイルスが5類感染症へ移行したタイミングで、弊社でもリモートワークのあり方について検討することになりました。

リモートワークには、コミュニケーションの取りづらさなどからくる孤独感や、帰属意識や仕事に対するモチベーションの低下といった、リモートワーク特有の課題があると言われています。

コロナ禍でフルリモートワークに切り替えた企業の中にも、この課題への対策として現在はオフィス勤務に変更しているところもあるようです。

弊社としては、出社もリモートワークもどちらも選択できる多様な働き方を選べるようにしていく方針なので、リモートワークを廃止するのではなく課題解決のひとつのアプローチとして、バーチャルオフィス「MetaLife」の導入を検討してみることにしました。

経緯と目的

リモートワークの課題は、主にコミュニケーションの取りづらさにあると言われています。

これは、Zoom などのオンラインミーティングツールや Slack などのチャットツールを使ってコミュニケーションを取ることにしていても、同じ空間にいない物理的な距離と、相手が今どんな状況か見えないことが、気軽に声を掛けづらい環境となっている原因だと考え、まず、この環境を改善するために、アバターを通じたバーチャルオフィスでのコミュニケーションの活性化を試してみることにしました。

運用のルール

利用開始にあたっては、まず、「なぜするのか」「利用する目的」「運用ルール」を説明するところからはじめました。

なぜするのか

• 2023年5月で新型コロナウイルスが5類感染症へ移行したことで、現在リモートワークのあり方について検討している。
• 会社としては、出社もリモートワークもどちらも選択できる多様な働き方を選べるようにしていく方針。
• リモートワークでのコミュニケーションの取りづらさなどから、孤独感が大きく、そして帰属意識が低下して、自分の居場所がないと感じたり、成長スピードが低下したり、仕事に対するモチベーションやバリューが低下することのないよう、会社として取り組む必要がある。

利用する目的

• リモートワークでのコミュニケーション（特に会話）の取りづらさを、バーチャルオフィスの利用で解消する。
• Zoom、Meet、Slackハドルでの会話をする際に、Slackにて「今、ハドル（Zoom、Meet）いいでしょうか？」と確認するのが慣例になっている。
• オフィスにおいても、まずは「今いいですか？」と聞くことにはなるが、リモートの場合、相手がいま何をしている状況なのか分からないため、心理的に声をかけにくいと感じてしまうハードルがある。
• バーチャルオフィスとして常時接続しておき、存在を可視化できるアバターを通して相手の状況を把握しやすくすることで、リモートでのコミュニケーションをとるハードルを低くする。

運用ルール（仮）

運用開始時の段階で決めたルールは以下の５つです。
一旦の仮ルールとして設定して、運用しながら適宜変更していけるものとしました。

• 弊社ドメイン@seeds-std.co.jp のメールアカウントで登録したユーザーのみ、スペース（バーチャルオフィス）への参加が可能。（スペースのセキュリティ項目で設定）
• アカウント名は Slack の名前と同じにする。
• 勤務時間中は常時ログインし、スペース（バーチャルオフィス）に入る。
• 会話はビデオON。着席中／離席中 のステータス操作を行なう。
• 中央の作業スペースを基本の勤務場所とする。

実際に運用してみて

ロールプレイングゲームのような感覚ではじめられるので、抵抗感もなく自然な感じで利用することができました。
アバターも自分の好みにカスタマイズできるので、自分が出社しているという気分にもなってきます。

心配していた、勤務時間中の常時接続によるPCやネットワークへの負荷も問題なく、音声もビデオも画面共有も他のオンラインミーティングツールと同等の品質でした。

また、デスクなどのオブジェクトを自由に配置できる「デコ」という機能があり、オフィスを自由にデコることができます。サーフボードやビールなども用意されているので、季節や用途に応じてオフィスのイメージを変えることができるのも楽しめるポイントです。
ちなみに現在のシーズバーチャルオフィスには、門松や雪だるまがデコられています。

その他にもフィードバックがあったので一部ご紹介。

アンケート

しばらく使用してみて、チーム内のメンバーにアンケートを行ったところ、全員が「継続して使用したい」と回答し、「使用しない方がいい」と答えたメンバーはひとりもいませんでした。

さらに、半数のメンバーからは「他のサービスも試してみたい」という回答もあり、コミュニケーションツールとしてのバーチャルオフィスに対する関心も高くなっているようでした。

まとめ

バーチャルオフィスを導入することで、相手の状況が見えるようになって声を掛けやすくなったり、出社時と同じ感覚ですぐに会話、相談ができるようになったということが分かりました。

個人的にもリモートワークにおけるコミュニケーションの課題解決のひとつのアプローチとして、バーチャルオフィスは選択肢になると感じています。

機会があれば、他のサービスも試してみようと考えていますので、またご紹介させていただきますね。

今後も、快適で生産的なリモートワーク環境を目指して、継続的に改善を行っていきたいと思います。